Online medewerkers- en cliënttevredenheidonderzoek volledig in eigen beheer
Voor Van Loveren & Partners ontwikkelde Itzos MijnZorgPeiler, een complete tool waarmee zorginstellingen geheel in eigen beheer medewerker- en cliënttevredenheidsonderzoeken kunnen opzetten, uitvoeren en erover rapporteren. Zowel de uitgebreide beheersmodule als de afnamemodules zijn volledig web-based. Meetresultaten worden weergegeven in meegeleverde dashboards of worden beschikbaar gesteld voor de eigen BI-omgeving. De applicatie wordt in SaaS beschikbaar gesteld en voldoet aan de hoogste eisen qua privacy en veiligheid.
Opzetten van vragenlijsten
De basisgedachte is dat de gebruikende organisatie geheel vrij is in het definiëren van vragen en het samenstellen van vragenlijsten. Desgewenst kunnen standaard vragen en vragenlijsten aan de zorginstelling beschikbaar worden gesteld. Vragen kennen meerdere soorten antwoorden en diverse grafische rapportagevormen. Bij het samenstellen van een vragenlijst kunnen de vragen geheel naar eigen inzicht worden opgenomen en gegroepeerd. Op dat moment wordt ook definitief gekozen wat de antwoord- en rapportagevorm zal zijn. Begeleidende teksten kunnen op de organisatie en de vragenlijst worden toegesneden, evenals de vormgeving van de vragenlijst. Ook is het mogelijk om conditionele routering door de vragenlijst aan te brengen. Dit alles is in testmodus proef te draaien. Bij het opheffen van de testmodus worden de testgegevens verwijderd. Ook kan de einddatum van het onderzoek worden ingesteld.
Uitnodigen van deelnemers
Het per e-mail uitnodigen van respondenten kan geheel automatisch plaatsvinden. Hiervoor worden per vragenlijst de selectiecriteria eenmalig gedefinieerd, evenals de frequentie waarmee het deelnemersbestand wordt doorzocht naar nieuwe kandidaten. Het is ook mogelijk om respondenten automatisch te herinneren dat er nog een onbeantwoorde vragenlijst voor ze klaar staat. Uiteraard kan dit allemaal ook handmatig. In de sjablonen voor de uitnodigings- en herinneringsmails kunnen tekst en vormgeving geheel naar wens worden aangepast.
Individuele metingen
De applicatie wordt ook ingezet voor individuele metingen die vaak meer dan eens worden uitgevoerd. Via de cliëntenmodule is het mogelijk om de respondent zelf te laten bepalen wanneer en hoe vaak hij/zij de vragenlijst beantwoordt. En via de zorgverlenersmodule kan de zorgverlener per zorgtraject bepalen wanneer het volgende meetmoment is aangebroken en de cliënt uitnodigen. Rapportages zijn op individuele basis en tonen de ontwikkeling van de gemeten waarden door de tijd heen. Via een client consent vraag bepaalt de respondent zelf of de zorgverlener de rapportage mag inzien.
Beantwoorden van vragenlijsten
Respondenten ontvangen een e-mail met een veilige link naar de online afnamemodule. De afnamemodule draait in alle gangbare browsers en is ook geschikt voor gebruik op smartphone en tablet. Het is mogelijk om de beantwoording te onderbreken, al gegeven antwoorden worden bewaard. Op een later tijdstip kan via de link de beantwoording worden hervat. Antwoorden zijn altijd volledig anoniem en niet terug te herleiden naar de deelnemers. Het is ook mogelijk om vragenlijsten geheel anoniem af te nemen, bijvoorbeeld in kiosk-modus of via de cliëntenmodule.
Bewaken van de voortgang
In de beheersmodule kan de voortgang van het onderzoek goed worden gevolgd, zodat realtime inzichtelijk is hoeveel vragenlijsten zijn uitgezet, bij hoeveel de beantwoording is gestart, en hoeveel er al zijn afgesloten.
Rapporteren van resultaten
Meetresultaten van breed opgezette onderzoeken zoals een medewerkers- of cliëntentevredenheidsonderzoek kunnen op ieder gewenst moment online worden ingezien. De rapportages worden in real-time gegenereerd en kunnen tevens als pdf-document worden gedownload. Er kunnen online filters worden toegepast. Meer mogelijkheden voor filtering en detaillering zijn beschikbaar in de meegeleverde PowerBI dashboards. Ook is het mogelijk om antwoorden op vragen van Zorgkaart Nederland (semi-) automatisch aan Zorgkaart Nederland aan te leveren.
Integratie met andere applicaties
Deelnemersgegevens afkomstig uit zorg- of personeelsinformatiesystemen worden op basis van een standaard bestand geïmporteerd. Desgewenst wordt de koppeling geautomatiseerd met behulp van een meegeleverde ESB (Enterprise Service Bus). Hierbij kan de koppeling ook de data-extractie geheel voor haar rekening nemen. Meetresultaten kunnen handmatig worden geëxporteerd. Ook is er een API beschikbaar die bevraagd kan worden door bijvoorbeeld een geautomatiseerde koppeling. De gegevens komen daarmee beschikbaar voor de eigen BI-tooling van de zorgorganisatie. Middels deep-linking kan vanuit een bronapplicatie op cliëntniveau toegang worden verkregen tot online vragenlijsten en rapportages.
Beveiliging
De gegevens van de gebruikende organisaties zijn strikt gescheiden, desgewenst in separate databases. Gebruikersrechten worden op rolniveau toegekend. Per vragenlijst kunnen lees- en schrijfrechten gedetailleerd worden aangepast. Het is mogelijk om de organisatiestructuur toe te passen in de rechtenstructuur. Individuele antwoorden kunnen niet worden herleid naar personen. Er is een house-keeping module die alle gegevens opruimt die geen doel meer hebben binnen de applicatie. Toegang tot de applicatie wordt verkregen middels gebruikersnaam en wachtwoord, of via identity providers zoals Microsoft en Google.
